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2015年10月29日 星期四

領隊接團作業-新手領隊必讀

領隊接團作業



● 一般在前一日,領隊應於事前打電話詢問OP時間,而身為新手領隊最好協請OP能早些提供交團資料,俾利有足夠時間檢查資料。 

● 領隊親自前往旅行社辦理接團手續。
順序概要如下: 

* 跟OP領取出團資料:
包括所有團員名單、機票(或電子機票)、護照、簽證、分房表、識別牌、行李牌、...等,其中最重要的是先清點護照與簽證的數量是否與OP交代的數量相符後再拿資料至交團區域進行後續作業。
@核對護照、簽證與團體名單資料:護照、簽證領隊接團

● 一般在前一日,領隊應於事前打電話詢問OP時間,而身為新手領隊最好跟OP商量一下,能否早些提供交團資料,俾利有足夠時間檢查資料。

● 領隊親自前往旅行社辦理接團手續。
順序概要如下:

@跟OP領取出團資料:
包括所有團員名單、機票(或電子機票)、護照、簽證、分房表、行程手冊、識別證牌、行李牌、...等,
其中最重要的是先清點護照與簽證的數量,
是否與OP交代的數量相符後,再拿資料至交團區域進行後續作業。



* 核對護照、簽證與團體名單資料:
護照、簽證是否與團體名單相符?特別是護照中英文姓名的部份要仔細核對。
因為只要有一個證件出錯,都會造成許多後續處理的困擾。
真的,在機場才發現錯誤的話,不但擔誤時間,也會神經緊張,務必要仔細檢查。

#核對護照資料
護照效期:至少要有六個月以上效期(須以出國日為基準)
!註:中華民國護照在有效期限內是可以出入境的,但一般外國政府多要求所持護照需有六個月以上效期。
!如為役男(滿18歲至服完兵役為止),護照內必需有出入境管理局所蓋之出入境備查章;若為軍職人員,需由主管機關於護照內蓋出入境備查章。
!擁有雙重國籍者,在入境不承認雙重國籍國家時,必須特別提醒使用同一本護照出入。
!如團員中有外籍人士,再入境台灣時需持有台灣外僑居留證,或有效期外僑重入證。
!對於護照自帶者,旅行社都會要求旅客簽切結書及提供相關資料(如護照影本),也必須予以核對。

#核對簽證資料
確認簽證之效期足夠,且簽證上進出該國日期、機場(或港口、或邊界關卡名稱)與行程相符合。

#核對旅客資料
旅客名單上英文姓名需與護照、簽證及機票(含電子機票)上英文姓名相符合。



* 核對航班資料、行程表與當地合約:

#班機號碼、起降時間及團體集合的航廈、航空公司櫃台與時間,要和說明會資料相符。

#現在旅行社與旅客於出發前都有簽訂旅遊契約,如果有任何的變動都必須事先核對清楚,如果發現國外旅行社安排與手冊中的行程不符時,要立即向OP反應,請求修正。
!行程景點:行程的順序及景點與中文行程相符合。
!住宿飯店:飯店房型與房間數,是否有將旅客特殊的需求納入,如一大床、加床、單人房等。
!餐食安排:餐標、風味餐數及菜色(幾菜幾湯)與中文行程相符合。


● 團體款項請領:
@如交團資料有請領隊支付之款項,必須記得向OP或旅行社出納部門領取。
@一般團體(短線)的費用都是由旅行社與當地接待旅行社(飯店、餐廳)直接接洽,但仍有許多:像是風景區的門票、過路費、加餐、、、等等臨時增加的費用支出,一般旅行社會先支付部份現金給領隊、導遊人員帶在身上,一定要清點清楚;也要弄清楚是否有要先墊付的費用,等團體回公司結團時才能跟公司結算清楚。


● 特別交代事項核對:
@核對護照自帶名單:對於護照自帶旅客,建議打電話再與旅客確認及提醒提早帶至交給領隊(你)機場辦理check in手續。
@了解特殊餐食旅客姓名與需求:忌牛與素食最為常見,素食一般分全素或蛋奶素,有的旅客要求早齋或機上素,這些都必須了解。
@了解特殊住宿旅客姓名與需求:團體標準房為兩人一室,如一大床、家庭房(連通房或三人房)或要求單間(單人住宿),皆屬特數需求。
@其他地Join(參團)旅客:要了解Join地點及聯絡方式。


● 召開電話說明會:
@打電話給交班單中要求開電話說明會的旅客。
@如果是新手領隊,那麼建議每組客人(至少一位)都要打過電話,先讓旅客感受到您的服務。


● 填寫入境資料:
@如入境國家有需填寫入境卡(E/D Card)及海關申報單規定,最好先取得入境卡及海關申報單,在出發前利用空檔先幫團員填寫。
#註:有些旅行社會先套印好基資(如旅客英文姓名、護照號碼、抵達航班等),但有關申報部份勾選欄位(如有無攜帶肉類及相關製品入境問題),建議在機場與團員碰面召開說明會時一定要說明清楚,再請客人勾選及簽名。


● 其它交團資料
@其他如旅客行李名條、保險單、旅客意見調查表、行程異動切結書、領隊日報表、相關表單...等,也必須一一清點。

● 領隊個人事項
@是否需租用 wifi ,以便各項聯絡,如果是大陸地區,要能翻牆的設備較佳。
@適量現金及外幣



領隊接團作業
http://holidaygo.blogspot.com/2015/10/leader-take-group.html

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